Mara Lúcia

Em que pese a maioria das entregas de documentos contábeis serem feitos via mídia eletrônica, temos observado um fato parece corriqueiro, mas faz com as empresas percam muito tempo e dinheiro pela não entrega de documentos necessários à contabilidade.

A dificuldade das empresas na entrega de documentos à contabilidade pode ser atribuída a várias razões, e as causas podem variar de empresa para empresa. Algumas das razões mais comuns incluem fatores que precisam ser mapeados em favor de se evitar perdas materiais e financeiras tão grandes.

De forma muito habitual, muitas empresas não têm um sistema eficiente de organização de documentos financeiros. Isso pode resultar em documentos perdidos, extraviados ou desorganizados, o que dificulta a entrega adequada à contabilidade.

A falta de hábitos saudáveis de organização em algumas empresas, faz com que a contabilidade não seja vista como uma prioridade, e os documentos financeiros são negligenciados. Isso pode ser especialmente verdadeiro em empresas de pequeno porte que têm recursos limitados. Tal característica é muito visível também em empresas em que a cultura administrativa é mais pragmática.

Desconhecimento das obrigações fiscais diárias, mensais, quinzenais e anuais em que as empresas têm que prestar informações ao fisco de forma geral. Algumas empresas podem não estar cientes das obrigações fiscais e contábeis que precisam cumprir, o que leva à falta de entrega de documentos relevantes.

Falta de investimento em funcionários especializados na parte documental das empresas (apoiadores e fornecedores de informações internas da empresa à contabilidade), documentos financeiros muitas vezes podem ser complexos e exigir conhecimento especializado para serem preparados corretamente. As empresas podem hesitar em entregar documentos devido à falta de compreensão ou conhecimento sobre como prepará-los adequadamente. Em algumas empresas, pode haver falta de pessoal ou recursos internos para lidar com a documentação contábil. Isso pode resultar em atrasos na entrega de documentos.

Para alguns gestores, as questões de TI e informações digitais ainda são um obstáculo a ser contornado. Estas deficiências em investimentos em ferramentas digitais específicas às vezes vem de várias gerações de gestão, não sendo o fato observado dentro de sua importância. As perdas nestes casos são incalculáveis e quando se faz a transição para um modelo digital eficaz muitas perdas já se solidificaram no tempo e no espaço de existência da empresa. A transição para sistemas digitais eficazes de gerenciamento de documentos financeiros pode ser desafiadora para algumas empresas, e a falta de automação pode tornar o processo de entrega mais demorado.

Desorganização temporal já instalada no histórico de existência da empresa. Neste caso, a administração da empresa nunca se preocupou com estas questões, e, por consequência, toda a documentação está comprometida, gerando um “medo” com relação a problemas fiscais por omissão. Algumas empresas podem ter receio de entregar documentos à contabilidade devido ao medo de enfrentar problemas fiscais ou auditorias. Isso pode levar à procrastinação na entrega dos documentos.

Muitos gestores não têm a paciência suficiente para atender as demandas contábeis rotineiras. Muitas das vezes o problema é cultural, outras possibilidades encontram resposta em momentos difíceis da vida, e em alguns casos raros, a pessoa não dá valor a base de sua existência comercial e fiscal, ou seja, a contabilidade como parceira na própria existência das empresas. A falta de comunicação eficaz entre departamentos ou com o contador externo contratado pode levar a atrasos na entrega de documentos e os resultados são fáceis de serem sentidos nas multas e impedimentos fiscais pertinentes.

Para superar essas dificuldades, é importante que as empresas priorizem a organização financeira, entendam suas obrigações fiscais, invistam em sistemas de gerenciamento de documentos eficazes e, se necessário, busquem assistência de profissionais contábeis para garantir que todos os documentos sejam entregues corretamente e dentro dos prazos legais. Manter um processo contábil eficiente é fundamental para o bom funcionamento e a conformidade de uma empresa com as regulamentações fiscais e contábeis.